Privacyverklaring

Privacyverklaring NVM-mondhygiënisten (Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten) en de aan de Vereniging gelieerde organisaties (BV Diensten NVM, Stichting NVM – onderzoek en scholing, NVM-educatie mondhygiënisten)

Versie juli 2018

1. Algemene overwegingen
NVM-mondhygiënisten hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we jou op transparante wijze informeren over hoe binnen de vereniging wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.
NVM-mondhygiënisten handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

• Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
• Alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de vereniging zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
• Op de hoogte zijn van de rechten van leden omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de vereniging, deze respecteren en leden hierover kunnen informeren.

NVM-mondhygiënisten is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden en andere belanghebbenden. NVM-bureaumedewerker Marian Brunt is belast met het privacybeleid en is de contactpersoon in geval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon:
Naam contactpersoon: Marian Brunt
Bezoekadres: Groenewoudsedijk 40
Postcode: 3528 BK
Plaats: Utrecht
Emailadres: avg@mondhygienisten.nl
Telefoonnummer: 030-6571013

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens
NVM-mondhygiënisten verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van het (kandidaat) lidmaatschap met jou als (kandidaat) lid.
• Het versturen van nieuwsbrieven aan (kandidaat) leden.
• Het versturen van het Nederlands Tijdschrift voor Mondhygiëne (NTvM).
• Het organiseren van een ALV, verenigingsactiviteiten, congressen en andere bijeenkomsten.
• Het organiseren van bij- en nascholing.

Voor het lidmaatschap dient de vereniging over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens te beschikken:

Persoonsgegevens
NAW-gegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Opleidingsgegevens/Afstudeergegevens
Werkveld (i.v.m. type lidmaatschap)

Bijzondere persoonsgegevens
NB: de vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen
Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan derde partijen verstrekt. NVM-mondhygiënisten heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

• Stb (softwareleverancier ledenadministratie)
• Direct ICT (ICT en websites)
• Account Software Groep (softwareleverancier boekhoudprogramma)
• ASU (accountant)
• Spotler (versturen nieuwsbrieven)
• Performis (verzenden tijdschrift)
• Vogelaar Verzenders (verzenden drukwerk)
• Time to Speak/ALV online (congresorganisatie)
• Coosto (socialmediatool)

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

NVM-mondhygiënisten verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de vereniging hiertoe wettelijk verplicht is (bv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt NVM-mondhygiënisten alleen persoonsgegevens indien hiervoor door het (kandidaat) lid toestemming is gegeven.

4. Bewaartermijn
NVM-mondhygiënisten bewaart ledendossiers gedurende de tijd dat het (kandidaat) lid als lid staat ingeschreven. En na opzeggen lidmaatschap nog gedurende zeven jaar (bewaartermijn belasting).

5. Beveiliging van persoonsgegevens
NVM-mondhygiënisten heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• NVM-mondhygiënisten werkt met een ledensoftwaresysteem, geleverd en beheerd door het bedrijf STB. Met STB is een bewerkersovereenkomst gesloten en er zijn afspraken gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoolde medewerkers.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoolde medewerkers.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoolde medewerkers.
• De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
• De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Ledendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
• Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis, wordt veilig gewerkt.
• Binnen het ledensysteem zijn alle gegevens gekoppeld aan een persoonscode.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Medewerkers van NVM-mondhygiënisten hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij het verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
• Uitwisseling van informatie en communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de vereniging en leden is, bij vermelden van privacygevoelige gegevens, beveiligd.
• NVM-mondhygiënisten werkt volgens het NVM-Protocol meldplicht datalekken.
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de vereniging is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
• Medewerkers van NVM-mondhygiënisten hebben kennis van de rechten van de (kandidaat) leden.

6. Rechten van jou als (kandidaat) lid ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens
Je hebt recht op inzage van je persoonsgegevens en ledendossier. Hiervoor vragen wij je wel om jezelf te legitimeren.
Daarnaast heb je recht op wijziging en vernietiging van je persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke reden is om deze gegevens langer te bewaren. Vernietiging van voor lidmaatschap noodzakelijke persoonsgegevens zou onlosmakelijk kunnen leiden tot het uitschrijven als lid van NVM-mondhygiënisten, omdat zonder die gegevens geen lidmaatschapsovereenkomst kan worden afgesloten.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?
Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen met NVM-bureaumedewerker Marian Brunt. Marian Brunt probeert samen met jou tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).